Ihre Aufgaben

Als Assistenz* der Abteilungsleitung Systemintegration umfasst Ihr Aufgabengebiet koordinierende und allgemeine Sekretariats- sowie Büroarbeit zur proaktiven Unterstützung des Abteilungsleiters. Folgende interessanten Aufgabenschwerpunkte erwarten Sie:

• Unterstützung des Vorgesetzten in seiner ausübenden Tätigkeit (Vorbereitung von Besprechungen, Führung einer Wiedervorlage etc.)
• Projektcontrolling (Anfrage- und Angebotserstellung, Anfertigung von Statusberichten und Projektpflege in SAP, Erstellung von Kalkulationen, Budgetverfolgung)
• Unterstützung der Leiter hinsichtlich Organisation und Verfolgung von Projekten in Verbindung mit abgestimmten Controlling-Funktionen (rollierende Planung, SAP)
• Bestellmanagement und SAP-gestützte Rechnungsbearbeitung
• Allgemeine Bürotätigkeiten (Empfang und Betreuung von Gästen, Bewirtung, Ablage, Archivierung, Telefon)
• Terminkoordination und -planung, Organisiation von Dienstreisen
• Einhaltung von Richtlinien (SAP/Buchungen/Schulungen)
• Einhaltung von Unternehmensvorgaben (Prozesse/Vorgaben/Leitfaden)
• Organisationsübersichten und Strukturen pflegen und aufrechterhalten
• Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

Ihre Aufgaben

Ihr Aufgabengebiet umfasst folgende Sekretariats- und Büroarbeiten zur Unterstützung der Abteilungs-, Team- und Projektleiter:

• Terminkoordination (Verwaltung Kalender, Planung Besprechungen) und projektbegleitende Terminverfolgung
• Allgemeiner Schriftverkehr (Briefe, Angebote, Bestellungen) in Deutsch und Englisch
• Allgemeine Bürotätigkeiten wie z.B. Telefondienst, Ablage, Dokumentation, Protokollierung in Deutsch/Englisch
• SAP: Unterstützung, Bearbeitung, Berichterstellung, Bestell- und Rechnungswesen
• Unterstützung bei der Erstellung von Angeboten
• Planung und Dokumentation von Fort- und Weiterbildungen der Mitarbeiter in der Abteilung
• Unterstützung bei der Organisation von internationalen Erprobungsfahrten inklusive Reiseplanung, Hotelreservierungen, Flug- und Transferbuchungen, Beauftragung von Fahrzeugtransporten, Buchung von Testgeländen und technischer Erprobungsausrüstung
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Einstellvorgängen für die Abteilung

Die Tätigkeit ist im Rahmen einer Elternzeitvertretung zunächst auf ein Jahr befristet.