IAV-Hinweisgebersystem
Wir vertrauen unseren Mitarbeitenden und Geschäftspartnern. Gleichzeitig sind wir uns bewusst, dass es vereinzelt Personen geben kann, die gegen geltendes Recht verstoßen und durch dieses Verhalten ein erhebliches Risiko darstellen – für IAV, aber möglicherweise auch für unsere Geschäftspartner. Deshalb freuen wir uns über jede Meldung, die in nach bestem Wissen erfolgt und uns hilft, einen Rechtsverstoß aufzuklären und ggf. abzustellen.
Verantwortliche Stelle
Unser Untersuchungsteam bei IAV ist speziell für die Bearbeitung eingehender Meldungen, die Kommunikation mit Hinweisgebern und die Durchführung interner Ermittlungen geschult. Es bewertet eingehende Meldungen unparteiisch, beachtet höchste Vertraulichkeitsstandards und handelt in seiner Entscheidungsfindung unabhängig. Das Team berichtet direkt an den Chief Compliance Officer.
Meldekanäle
Alle Kontaktdaten finden Sie in den Kästen hier auf der rechten Seite.
Für die Abgabe von Hinweisen stehen Ihnen die folgenden Meldekanäle zur Verfügung:
- Speakup
- Telefon
- Vor Ort (nach Abstimmung)
Zur Vereinbarung eines vor Ort-Termins wenden Sie sich bitte direkt an unsere Compliance Organisation.
Hinweis: Bei der anonymen Nutzung des elektronischen Hinweisgeberportals SpeakUp notieren Sie sich bitte die im Verlauf angegebenen „Fallnummer“. Anderenfalls ist es uns aufgrund Ihr Anonymität nicht mehr möglich, mit Ihnen in Kontakt zu treten.
Anwendungsbereich
Über die oben genannten Kanäle nehmen wir insbesondere Hinweise auf (schwerwiegende) Regelverstöße im Geschäftsumfeld von IAV entgegen. Diese liegen vor allem dann vor, wenn Sachverhalte einen Bezug zu folgenden Themen aufweisen:
- Wirtschafts-, Korruptions- und Steuerstraftaten,
- Umweltstraftaten,
- Menschenrechtsverletzungen,
- Kartellrechtsverletzungen,
- Straftaten der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung,
- Verstöße gegen Produktsicherheitsvorschriften, die zu einer Verletzung von Rechtsgütern führen können,
- Verstöße gegen Zulassungsvorschriften,
- Verstöße gegen das Datenschutzrecht.
Fristen, Dauer und Ablauf des Verfahrens
Sie erhalten spätestens innerhalb von sieben Tagen nach Abgabe Ihres Hinweises eine Eingangsbestätigung, sofern sie Ihren Hinweis nicht im Rahmen eines persönlichen Gespräches (telefonisch oder vor Ort) abgegeben haben.
Um ein besseres Verständnis des Sachverhaltes zu gewinnen, kann es erforderlich sein, dass sich Compliance und Integrity an Sie wendet, um etwaige Rückfragen zustellen oder aber auch weitergehende Unterlagen anzufordern. Bitte beachten Sie, dass bei anonymen Hinweisen eine Kommunikation nur über das SpeakUp Portal und der entsprechenden Fallnummer möglich ist.
Die Bearbeitung eingehender Hinweise erfolgt stets in einem dem Sachverhalt angemessenen Zeitraum. Bei Bedarf unterstützen weitere Stakeholder Compliance und Integrity bei der Aufklärung des Sachverhaltes.
Sie werden grundsätzlich innerhalb von drei Monaten über das Ergebnis der Sachverhaltsaufklärung sowie die im jeweiligen Einzelfall erforderlichen Abhilfemaßnahmen informiert. Bei besonders komplexen Sachverhalten kann es im Ausnahmefall auch länger dauern. Hierüber informieren wir Sie selbstverständlich und teilen Ihnen mit, bis wann Sie mit dem Abschluss der Sachverhaltsaufklärung und -bearbeitung rechnen können.
Sofern Ihr Anliegen keinen ausreichenden Bezug zu IAV hat, unterstützen wir Sie dabei, Ihr Anliegen an die richtige Meldestelle zu adressieren.
Schutz vor Repressalien und Benachteiligung
IAV gewährt Hinweisgebern einen umfassenden Schutz vor Repressalien jeglicher Art. Sollte es trotz aller Präventionsmaßnahmen ausnahmsweise zu Benachteiligungen von Hinweisgebern kommen, werden diese sanktioniert. Gleichzeitig schützt IAV die von einem Hinweisgeber beschuldigte Personen, wenn der Hinweisgeber wissentlich und willentlich falsche Angaben gemacht hat.
Vertraulichkeit
IAV behandelt alle vorgebrachten Informationen und Angaben vertraulich, unabhängig des jeweiligen Meldekanals. Bei der Sachverhaltsaufklärung achten wir darauf, dass keine Rückschlüsse auf Ihre Identität gezogen werden können.
Sollte für die Sachverhaltsaufklärung und Bearbeitung die Hinzuziehung von weiteren Stakeholdern notwendig sein, holt Compliance & Integrity hierfür vorab Ihre Zustimmung ein. Dies gilt nicht, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet, Ihre Identität einer staatlichen Behörde offenzulegen.
