IAV-Hinweisgebersystem
Wir vertrauen unseren Mitarbeitenden und Geschäftspartnern. Gleichzeitig sind wir uns dessen bewusst, dass es vereinzelt Situationen geben kann, in denen gegen geltendes Recht verstoßen wird und daraus erhebliche Risiken resultieren – für IAV, aber möglicherweise auch für unsere Geschäftspartner. Deshalb schätzen wir jede Meldung, die nach bestem Wissen und Gewissen erfolgt und uns dabei hilft, wesentliche Rechtsverstöße aufzuklären und – soweit möglich – abzustellen.
Verantwortliche Stelle
Unser Untersuchungsteam bei IAV ist speziell für die Bearbeitung eingehender Meldungen, die Kommunikation mit Hinweisgebern und die Durchführung interner Ermittlungen geschult. Es bewertet eingehende Meldungen unparteiisch, beachtet höchste Vertraulichkeitsstandards und handelt in seiner Entscheidungsfindung unabhängig. Das Team berichtet direkt an den Chief Compliance Officer.
Meldekanäle
Alle Kontaktdaten finden Sie hier auf der rechten Seite.
Für die Abgabe von Hinweisen/Meldungen stehen Ihnen die folgenden Meldekanäle zur Verfügung:
- Speakup (sowohl schriftlich als auch fernmündlich)
- Vor Ort (nach Abstimmung)
Zur Vereinbarung eines vor Ort-Termins wenden Sie sich bitte direkt an unsere Compliance Organisation.
Hinweis:Bei der anonymen Nutzung des elektronischen Hinweisgeberportals SpeakUp notieren Sie sich bitte die im Verlauf angegebene „Fallnummer“. Anderenfalls ist es uns aufgrund Ihrer Anonymität nicht mehr möglich, mit Ihnen in Kontakt zu treten.
Anwendungsbereich
Über die oben genannten Kanäle nehmen wir insbesondere Hinweise auf (schwerwiegende) Regelverstöße im Geschäftsumfeld von IAV entgegen. Diese liegen vor allem dann vor, wenn Sachverhalte einen Bezug zu folgenden Themen aufweisen:
- Wirtschafts-, Korruptions- und Steuerstraftaten,
- Umweltstraftaten,
- Menschenrechtsverletzungen,
- Kartellrechtsverletzungen,
- Straftaten der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung,
- Verstöße gegen Produktsicherheitsvorschriften, die zu einer Verletzung von Rechtsgütern führen können,
- Verstöße gegen Zulassungsvorschriften,
- Verstöße gegen das Datenschutzrecht.
Fristen, Dauer und Ablauf des Verfahrens
Sie erhalten spätestens innerhalb von sieben Tagen nach Abgabe Ihrer Meldung eine Eingangsbestätigung, sofern diese nicht im Rahmen eines persönlichen Gespräches abgegeben worden ist.
Um ein besseres Verständnis des Sachverhaltes zu gewinnen, kann es erforderlich sein, dass sich unsere Compliance Organisation an Sie wendet, um etwaige Rückfragen zu stellen oder aber auch weitergehende Unterlagen anzufordern. Bitte beachten Sie, dass bei anonymen Meldungen eine Kommunikation nur über das Portal SpeakUp und der entsprechenden Fallnummer möglich ist.
Die Bearbeitung eingehender Meldungen erfolgt stets in einem dem Sachverhalt angemessenen Zeitraum.
Sie werden grundsätzlich innerhalb von drei Monaten über das Ergebnis der Sachverhaltsaufklärung sowie die im jeweiligen Einzelfall erforderlichen Abhilfemaßnahmen informiert. Bei besonders komplexen Sachverhalten kann es im Ausnahmefall auch länger dauern. Hierüber informieren wir Sie selbstverständlich und teilen Ihnen mit, bis wann Sie mit dem Abschluss der Sachverhaltsaufklärung und -bearbeitung rechnen können.
Sofern Ihr Anliegen keinen (ausreichenden) Bezug zu IAV hat, unterstützen wir Sie dabei, Ihr Anliegen an die richtige Meldestelle zu adressieren.
Schutz vor Repressalien und Benachteiligung
IAV gewährt Hinweisgebern einen umfassenden Schutz vor Repressalien. Sollte es trotz der dahingehenden Präventionsmaßnahmen in Einzelfällen zu Benachteiligungen aufgrund der Abgabe eines Hinweises kommen, werden die für die Benachteiligung verantwortlichen Personen entsprechend der gesetzlichen Bestimmungen sanktioniert. Einschränkungen kann der Hinweisgeberschutz jedoch dann erfahren, wenn Hinweisgeber wissend- und willentlich falsche Angaben machen. Sodann kommen auch mögliche Schadensersatzansprüche gegen Hinweisgeber in Betracht.
Vertraulichkeit
IAV behandelt alle vorgebrachten Informationen und Angaben vertraulich. So wird insbesondere auch bei der Sachverhaltsaufklärung darauf geachtet, dass keine Rückschlüsse auf Ihre Identität gezogen werden können.
Sollte zur Sachverhaltsaufklärung die Offenlegung Ihrer Identität gegenüber weiteren Stellen notwendig sein, holt die Compliance Organisation hierfür entsprechend der gesetzlichen Vorgaben vorab Ihre Zustimmung ein.
